Systém řízení nákupního procesu

Systém řízení nákupního procesu (SNP) slouží jako podpora pro organizace pro zaštítění celého procesu interního nakupování – od počátečních požadavků až po koncový způsob odbavení požadovaného nákupu (veřejná zakázka, objednání, výdej ze skladu).

SNP vystupuje pro běžné uživatele organizace jako interní obchod, kde vybírají zboží, které je spojeno s konkrétním dodavatelem (rámcová smlouva) nebo zboží, které bude nakupováno nebo soutěženo. Žadatel má možnost vyžádání si konzultace nad svým nákupem se zbožíznalcem (odborníkem v dané komoditě). Nezbytnou součástí je možnost sledování aktuálního stavu odbavení jím požadovaného nákupu po celou dobu řešení.

Dále SNP slouží jako podpora zbožíznalce (nákupčího), kterému poskytuje informace o čerpání dodavatelských smluv a poskytuje mu nástroje pro efektivnější zpracování požadavků na nákup a komunikaci s žadateli.

Pro oddělení starající se o agendu veřejných zakázek poskytuje prostor pro správu žádostí o vypsání nové veřejné zakázky, tvorbu její zadávací dokumentace včetně interakce s žadatelem.

Pro vedení organizace je pak nástrojem, který umožní naplnit legislativní požadavky v oblasti veřejných zakázek a nástrojem, který přehledně organizuje oblast interního nakupování organizace.

Součástí SNP je integrace s aplikací sloužící k uveřejňování zakázek na profilu zadavatele (eGordion, Gemin, TENDERMARKET, E-ZAK, NEN), s ekonomickým systémem organizace (SAP, Microsoft Dynamics atd..) a aplikací pro evidenci a správu grantových a projektových záměrů (GaP).

Na následujících dvou obrázcích jsou vidět dva základní procesy, které SNP řeší. Prvním je proces sběru předběžných požadavků na nákup, kdy chce organizace předběžně (rámcově) zjistit předpokládané výdaje v období od jejích zaměstnanců tak, aby následně mohla pro vybrané komodity vypsat soutěže a zajistit tak rámcové smlouvy na dodávku zboží daných komodit. Na počátku je zpravidla uživatel oddělení veřejných zakázek (OVZ), který pro danou komoditu vypíše sběr, o kterém notifikuje všechny potenciální žadatele. Žadatelé se hlásí se svými předběžnými požadavky do sběru. OVZ má k dispozici možnost opakovaně notifikovat uživatele, kteří nedodali své požadavky do vybraného sběru. Po uzavření sběru je vytvořen návrh veřejné zakázky, který je následně soutěžen (podporu zajišťuje nástroj pro zveřejnění výběrového řízení zadavatele). Vybráním vítěze a uzavření rámcové smlouvy s tímto dodavatelem tento proces končí (fakticky pokračuje průběžným nakupováním zboží žadatelů na základě uzavřené rámcové smlouvy).

Na druhém obrázku je zachycen zlatý proces SNPu, který popisuje samotné nakupování běžného žadatele a jeho možné způsoby odbavení. Na počátku je žadatel, který přichází k SNPu a chce z nějakého zdroje financování něco koupit. Má možnost vyžádat si konzultaci se zbožíznalcem. Po odsouhlasení si obsahu nákupu je předán včetně finančních zdrojů tento nákup ke schválení příkazci operace a správci rozpočtu. Výsledkem je objednávka, která v EIS blokuje rozpočet daného zdroje. Následuje odbavení nákupu, které může být následujícího typu:

  • Přímé objednání – na základě konfigurace komodit a nastavení SNP (finančních limitů pro objednání) je možné provést přímo objednání zboží od dodavatele
  • Objednání na základě rámcové smlouvy – zboží, které žadatel vybírá z katalogu komodit má vazbu na rámcovou smlouvu a dodavatele. Na základě nastavení lze takovéto objednávky odbavovat automaticky v předem nastavených intervalech.
  • Veřejná zakázka – samostatné soutěžení nákupu – závislé na charakteru nákupu (specifické zboží, podmínky poskytovatele). Specifické nastavení komodity na pracovištích určí, zda lze komoditu předat přímo k vyřízení veřejnou zakázkou, či zda toto rozhodnutí musí udělat k tomu určený nákupčí.
  • Minitendr, DNS – oddělení veřejných zakázek vypisuje soutěž typu minitendr nebo dynamický nákupní systém, v rámci kterého vyzve žadatele, aby dodali zboží, které chtějí nakoupit (jedná se o podobnou věc jako sběry v předchozím procesu – rozdíl je v tom, že zde se na rozdíl od sběrů, které mají charakter předběžného plánu, jedná o konkrétní zboží, které chce uživatel v daném termínu pomocí minitendru nebo DNS dodat). Uživatelé v takovém případě vidí na svých přehledových stránkách novou výzvu k nákupu a mohou si na katalogu zobrazit specifické položky, které jsou do výzvy zahrnuty.
  • Výdej ze skladu – v určitých případech může být zboží již vy soutěženo a může být k dispozici žadatelům na skladech organizace; IPOS v současné verzi (konec roku 2013) nepodporuje odbavení nákupu pomocí výdejek ze skladu.

Ve všech výše zmíněných případech následuje dodávka zboží dodavatelem a následná likvidace faktury. Všichni zúčastnění uživatelé tak mají k dispozici kompletní přehled o způsobu odbavení každého nákupu.